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Weder sind diese Teammitglieder einfach Menschen, die Berichte zu produzieren, um an die Geschäftsleitung zu schicken - sie haben einen Überblick über ein Projekt, das unmöglich zu erreichen, wenn man genau im Detail beteiligt sind. Sie werden nicht aus den Augen verlieren den ursprünglichen Unternehmenszielen, weil sie nicht ins Stocken geraten wird, die in den Details des täglichen Aufgaben darauf, ein Team-Mitglied oder auch der Projektleiter beteiligt.

Das Project Office hat wenig Beteiligung an der Planung des Projekts (außer vielleicht, um nützliche Vorlagen stellen) oder bei der Kontrolle der Aufgaben, aber es ist wahrscheinlich, sich in der Analyse einige der Budget und Zeit Berichte der Projektleiter zugeführt werden, um zum Senior präsentieren Management der breiten Überblick über die sie benötigen. Sie sind oft geschickt im dies zu tun, als der Manager, nur weil sie weiter weg von der Kohle-Gesicht entfernt. Allerdings ist es in der Verantwortung des Projektleiters, um sicherzustellen, dass die vorgelegten Berichte an die Geschäftsleitung nicht genau darstellen den Status aller Aufgaben und Aktivitäten. Manchmal Zahlen und Grafiken kann nicht allein porträtieren ein vollständiges Bild von dem, was wirklich vor sich geht.

Das Projektbüro sollte nicht nur eine bürokratische Gruppe Nörgelei über-arbeitete Managern, ihre Berichte vorlegen werden, sondern sie sollten versuchen, so (und tatsächlich) eine unterstützende Gruppe, die den Projektleiter unterstützt, um die Informationen, die ihnen ermöglichen wird Bericht gesehen werden genau ein repräsentatives Bild des Projekts. Gute Berichte oft sehr lange Zeit, sich vorzubereiten und ein Project Office, die gemeinsame Arbeit mit Führungskräften feststellen, dass die gute Arbeitsbeziehungen aufgebaut wird dafür sorgen, dass die Teams ihre Bemühungen zu schätzen bei der Lockerung ihrer Arbeitsbelastung.

So ist es nicht das Project Office ist dafür verantwortlich, Team-Mitglieder berichten Arbeitsstunden, erledigte Aufgaben etc jede Woche. Auch ist es ihre Verantwortung, um den Status des Projekts zu analysieren oder machen Sie Aktionen, um Probleme zu lösen. Dies sind die Aufgaben des Projektleiters, wie es der Plan - halten sie up-to-date und es zu verändern, wenn nötig. Änderungen an einem Plan sind keine administrative Arbeit, da sie ein detailliertes Wissen über alle Vorgänge in dem Projekt, die beide vollständig und unvollständig, und die Fähigkeit und Erfahrung, um festzustellen, verlangen, was geändert werden kann und wie.

Kein Project Office sollten verpflichtet werden, den Status von Aufgaben mit dem Senior Management zu diskutieren - sie werden sicherlich in der Erstellung von Berichten auf Informationen basieren beteiligt gewesen zu sein, aber es ist der Projektmanager, der letztendlich verantwortlich für die Rechtfertigung des Status des Projektes ist es, die Maßnahmen zu Fragen und eventuelle Änderungen, um den Zeitplan zu lösen. Der Projektleiter trifft die Entscheidungen und das Project Office dokumentieren die Entscheidungen. Dann sicherstellen, dass alle Projekt-Dokumentation ist für jeden, der es erfordert, aus aktuellen und vergangenen Projekten.

Dies ist eine wichtige Aufgabe - komplexe Projekte können Hunderte von Dokumenten (alle mit einer Reihe von verschiedenen Versionen), die kontrolliert werden und leicht zugänglich gemacht, so das Wissen in ihnen enthaltenen geteilt werden, um künftige Projektabwicklung zu verbessern brauchen. Ein Projektbüro besteht nicht einfach aus der guten Verwaltung, sondern auch Personen, die berufliche Ausbildung, wie APMP oder PMP-Zertifizierung abgeschlossen haben und die erworbenen Kenntnisse und Fähigkeiten auf diesen Projekt-Management-Kurse für das gesamte Projekt-Team zu unterstützen.